Política de tratamiento de datos personales
Botica Elemental
| Responsable | Beatriz Castrillón Zuluaga, quien opera la marca Botica Elemental |
| Domicilio | Armenia, Quindío, Colombia |
| Dirección | Calle 9N # 12-12, apartamento 502, Armenia, Quindío, Colombia |
| Correo | hola@boticaelemental.com |
| Teléfono | (+57) 312 831 2163 |
| Vigencia | Desde el 1 de octubre de 2026 |
Botica Elemental reconoce la importancia de la privacidad y adopta esta política para explicar de forma clara qué datos personales trata, para qué los utiliza, durante cuánto tiempo los conserva y cómo pueden ejercer sus derechos las personas titulares de la información.
1. Objeto y alcance
Esta política aplica al tratamiento de datos personales de clientes, participantes en experiencias, usuarios del sitio web, personas interesadas, proveedores, aliados y demás personas que se relacionen con Botica Elemental por medio de su tienda en línea, correo, teléfono, mensajería, redes sociales, formularios o actividades presenciales.
Botica Elemental actúa como responsable del tratamiento cuando decide las finalidades y medios con los que se recolectan y utilizan los datos personales.
2. Marco normativo
La política se adopta de conformidad con el artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto 1074 de 2015, la Ley 2300 de 2023 y las normas que las modifiquen, adicionen o sustituyan.
3. Definiciones
Autorización. Consentimiento previo, expreso e informado del titular para realizar el tratamiento de sus datos personales.
Dato personal. Información vinculada o que pueda asociarse con una persona natural determinada o determinable.
Dato sensible. Información que afecta la intimidad o cuyo uso indebido puede generar discriminación, como datos de salud, vida sexual, convicciones religiosas o filosóficas y datos biométricos usados para identificar a una persona.
Encargado. Persona natural o jurídica que trata datos por cuenta del responsable.
Responsable. Persona natural o jurídica que decide sobre la base de datos o el tratamiento.
Titular. Persona natural a quien corresponde la información.
Tratamiento. Cualquier operación sobre datos personales, como recolectar, almacenar, consultar, usar, transmitir, actualizar o suprimir.
Transferencia. Entrega de datos a otro responsable, dentro o fuera de Colombia.
Transmisión. Comunicación de datos a un encargado para que los trate por cuenta del responsable, dentro o fuera de Colombia.
4. Principios
El tratamiento se realizará con respeto por los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad. Solo se recolectarán datos adecuados, pertinentes y necesarios para las finalidades informadas.
5. Datos tratados
Según la relación con cada titular, Botica Elemental puede tratar las siguientes categorías:
- Identificación y contacto: nombre, correo electrónico, teléfono, ciudad, dirección de entrega y datos necesarios para facturación.
- Información de compra y servicio: productos adquiridos, reservas, pagos, comprobantes, solicitudes, garantías, retractos, reembolsos y comunicaciones relacionadas.
- Información de la experiencia: preferencias, número de participantes, fecha, lugar y datos logísticos necesarios para diseñar y prestar ceremonias, rituales o sesiones.
- Contenido audiovisual: fotografías, videos, voz o testimonios cuando exista una autorización específica para su captura y utilización.
- Información técnica y de navegación: dirección IP, tipo de dispositivo o navegador, identificadores de cookies, páginas visitadas, interacción y datos estadísticos obtenidos mediante herramientas como Google Analytics.
- Información de proveedores y aliados: datos de contacto, información contractual, tributaria, bancaria y de pago estrictamente necesaria para gestionar la relación.
Botica Elemental no solicita estados financieros, composición accionaria, información de centrales de riesgo ni otros datos patrimoniales de clientes, salvo que una relación comercial futura lo haga necesario y se informe previamente su finalidad y fundamento.
6. Finalidades del tratamiento
Los datos personales podrán utilizarse para las siguientes finalidades:
- Procesar pedidos, pagos, facturación, entregas y devoluciones.
- Coordinar reservas, reprogramaciones, ceremonias, rituales, sesiones y demás experiencias.
- Responder consultas y gestionar peticiones, quejas, reclamos, garantías, retractos, reembolsos y reversión de pagos.
- Mantener comunicaciones operativas relacionadas con una compra, reserva o relación contractual.
- Cumplir obligaciones legales, contables, tributarias, contractuales y requerimientos de autoridades competentes.
- Prevenir fraude, proteger la seguridad de las transacciones y conservar evidencia de las operaciones.
- Evaluar de forma agregada el funcionamiento y uso del sitio web mediante Google Analytics y mejorar la experiencia digital.
- Enviar información comercial, invitaciones, novedades y promociones únicamente por canales autorizados y mientras la autorización permanezca vigente.
- Capturar y utilizar fotografías, videos o testimonios con fines de memoria, portafolio, página web, redes sociales o promoción, únicamente bajo una autorización específica y voluntaria.
- Gestionar relaciones con proveedores, aliados, organizadores, wedding planners, ecohoteles y espacios de bienestar.
7. Autorización
Salvo las excepciones legales, Botica Elemental solicitará autorización previa, expresa e informada antes de tratar datos personales. La autorización podrá obtenerse mediante formularios físicos o digitales, casillas no premarcadas, correo electrónico, mensajes, grabación de la manifestación verbal o conductas inequívocas que permitan demostrar el consentimiento. El silencio no constituye autorización.
La autorización para comunicaciones comerciales y la autorización de uso de imagen se solicitarán de forma diferenciada de la información indispensable para ejecutar una compra o prestar un servicio. Negarse a fines opcionales no impedirá adquirir productos o contratar experiencias.
8. Sesiones de esencias florales y datos sensibles
Durante una sesión de esencias florales puede existir una conversación personal y emocional. Botica Elemental no crea historias clínicas, no registra diagnósticos, no conserva notas sobre salud o estado emocional y no graba el audio o video de la sesión.
Si en el futuro fuera necesario recolectar o almacenar datos sensibles, se informará previamente cuáles son, su finalidad, el carácter facultativo de suministrarlos y se solicitará autorización expresa. Ninguna persona estará obligada a autorizar datos sensibles para acceder a una actividad cuando estos no sean indispensables.
9. Datos de niños, niñas y adolescentes
Botica Elemental no presta sesiones individuales a menores de edad sin la presencia de su padre, madre o representante legal. Procurará no recolectar información personal de menores salvo que resulte necesaria para una experiencia familiar y se respete su interés superior y sus derechos fundamentales.
La captura o publicación de fotografías y videos en los que aparezcan menores requerirá autorización previa, expresa y específica de su representante legal y tendrá en cuenta el derecho del menor a ser escuchado según su edad, madurez y capacidad para comprender el uso de su imagen.
10. Fotografías, videos y testimonios
La asistencia a una experiencia no implica por sí sola autorización para utilizar la imagen, voz o testimonio de una persona. Botica Elemental solicitará una autorización separada que indique los usos previstos y los medios de publicación.
El titular podrá solicitar que cese el uso futuro del contenido mediante hola@boticaelemental.com. La revocatoria no afectará usos realizados legítimamente antes de la solicitud ni procederá cuando exista un deber legal o contractual de conservación.
11. Sitio web, cookies y Google Analytics
La tienda funciona sobre WordPress y WooCommerce. Puede utilizar cookies técnicas indispensables para operar el carrito, procesar pedidos, mantener la seguridad y recordar configuraciones, así como cookies analíticas de Google Analytics para generar estadísticas sobre el uso del sitio.
Las cookies analíticas no esenciales deberán gestionarse mediante un aviso o panel de consentimiento que permita aceptarlas, rechazarlas o modificar la elección. El usuario también puede controlar las cookies desde su navegador. Rechazar las cookies no esenciales no debe impedir el acceso general al sitio, aunque algunas funciones podrían verse limitadas.
Google Analytics y otros proveedores tecnológicos pueden tratar información técnica en infraestructura ubicada fuera de Colombia. Botica Elemental procurará configurar estas herramientas con criterios de minimización, seguridad y respeto por las decisiones del usuario.
12. Encargados, transmisiones y transferencias
Para operar el sitio, procesar pagos, alojar información, realizar entregas, prestar soporte, enviar comunicaciones y obtener estadísticas, Botica Elemental puede utilizar proveedores de alojamiento web, WordPress y WooCommerce, pasarelas de pago, transportadoras, mensajería, correo electrónico, almacenamiento y analítica digital.
Estos terceros recibirán únicamente la información necesaria para la función encomendada y estarán sujetos a deberes legales o contractuales de privacidad y seguridad. Las transmisiones y transferencias nacionales o internacionales se realizarán conforme a la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1074 de 2015 y las reglas aplicables al país o destinatario correspondiente.
13. Comunicaciones comerciales
Botica Elemental enviará publicidad, novedades o promociones únicamente cuando cuente con autorización y por los canales aceptados por el titular. La persona podrá retirar esta autorización en cualquier momento mediante hola@boticaelemental.com o por el mecanismo de cancelación incluido en la comunicación.
Las comunicaciones comerciales respetarán los canales, horarios y restricciones establecidos por la Ley 2300 de 2023: de lunes a viernes entre las 7:00 a. m. y las 7:00 p. m., y los sábados entre las 8:00 a. m. y las 3:00 p. m., sin contacto los domingos o festivos, salvo autorización o regla legal diferente aplicable al caso.
14. Derechos de los titulares
Las personas titulares de datos personales tienen derecho a:
- Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
- Solicitar prueba de la autorización, salvo cuando la ley exceptúe este requisito.
- Ser informadas, previa solicitud, sobre el uso dado a sus datos.
- Acceder gratuitamente a sus datos personales objeto de tratamiento.
- Revocar la autorización o solicitar la supresión del dato cuando sea procedente.
- Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio, una vez agotado el trámite de consulta o reclamo ante Botica Elemental.
- Abstenerse de responder preguntas sobre datos sensibles o de menores cuando no exista obligación legal de suministrarlos.
La supresión o revocatoria no procederá respecto de información que deba conservarse para cumplir una obligación legal o contractual.
15. Atención de consultas y reclamos
La responsable directa de atender solicitudes de protección de datos es Beatriz Castrillón Zuluaga, a través de hola@boticaelemental.com, del teléfono (+57) 312 831 2163 o de la dirección Calle 9N # 12-12, apartamento 502, Armenia, Quindío, Colombia.
15.1. Contenido de la solicitud
La solicitud debe contener, como mínimo:
- Nombre e identificación suficiente del titular o de la persona legitimada para actuar en su nombre.
- Descripción clara de la consulta, hechos o datos objeto del reclamo.
- Dirección física o electrónica para recibir la respuesta.
- Documentos que acrediten la representación o que se deseen hacer valer, cuando corresponda.
15.2. Consultas
Las consultas sobre la información personal serán atendidas dentro de los diez días hábiles siguientes a su recepción. Si no fuera posible responder dentro de ese término, se informarán los motivos y la nueva fecha, que no podrá superar los cinco días hábiles siguientes al vencimiento del plazo inicial.
15.3. Reclamos
Los reclamos relacionados con corrección, actualización, supresión, revocatoria o presunto incumplimiento serán atendidos dentro de los quince días hábiles siguientes al día de su recepción. Si no fuera posible responder dentro de ese plazo, se informarán los motivos y la nueva fecha, que no podrá superar los ocho días hábiles siguientes al vencimiento del término inicial.
Si el reclamo está incompleto, Botica Elemental solicitará la información faltante dentro de los cinco días siguientes. Si transcurren dos meses sin que el interesado complete la solicitud, se entenderá que desistió. Si Botica Elemental no es competente, trasladará el reclamo a quien corresponda dentro de los dos días hábiles siguientes e informará al interesado.
16. Seguridad y confidencialidad
Botica Elemental adoptará medidas administrativas, humanas y técnicas razonables y proporcionales para evitar la pérdida, adulteración, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento a los datos personales. El acceso se limitará a quienes lo necesiten para cumplir las finalidades autorizadas o una obligación legal.
Ningún sistema ofrece seguridad absoluta. Cuando se identifique un incidente que pueda afectar significativamente los derechos de los titulares, Botica Elemental aplicará las medidas de contención, evaluación, comunicación y reporte exigidas por la normativa.
17. Conservación y supresión
Los datos se conservarán únicamente durante el tiempo razonable y necesario para cumplir la finalidad informada y las obligaciones legales o contractuales aplicables. En particular:
- La información de pedidos, pagos, facturación y contratos se conservará durante los términos exigidos por las normas comerciales, contables, tributarias y de protección al consumidor.
- Los datos de reservas y atención se conservarán mientras sea necesario para prestar el servicio, responder reclamaciones y acreditar la relación contractual.
- Los datos utilizados para mercadeo se conservarán hasta que el titular retire su autorización o deje de ser necesaria la finalidad.
- Las fotografías, videos y testimonios autorizados se conservarán mientras permanezca vigente la finalidad informada o hasta una revocatoria procedente para usos futuros.
- Los datos analíticos se conservarán durante el período configurado en la herramienta correspondiente y podrán agregarse o anonimizarse para fines estadísticos.
Cumplidas las finalidades y vencidos los términos obligatorios, la información será suprimida, anonimizada o bloqueada de forma segura, según corresponda.
18. Modificaciones
Botica Elemental podrá actualizar esta política por cambios legales, tecnológicos u operativos. Las modificaciones sustanciales se comunicarán antes de su implementación mediante el sitio web, correo electrónico u otro canal efectivo. Si cambia una finalidad que afecte la autorización existente, se solicitará una nueva autorización cuando sea necesaria.
19. Vigencia
La presente política rige desde el 1 de octubre de 2026. Las bases de datos permanecerán vigentes mientras subsistan las finalidades que justifican el tratamiento y las obligaciones legales o contractuales relacionadas.